Mejora tu productividad: La técnica pomodoro

Buscando en el océano de internet, ayudas y formas de trabajar que me permitiera optimizar la concentración para aumentar la productividad, me encontré con una técnica en la que prima la simplicidad, y que es elegante por naturaleza, dos cualidades muy apreciadas por la gente que nos dedicamos al desarrollo de software y sus derivados.

La técnica pomodoro nació a finales de los 80, cuando Francesco Cirillo comenzó sus estudios universitarios. Se dio cuenta de que acudía a clase, dedicaba largas horas al estudio y volvía a casa todos los días, pero con la sensación de que el tiempo no lo estaba aprovechando como debería, con las fechas de examen acercándose inexorablemente… Como resultado: ansiedad y nervios que todavía reducen más la capacidad de concentración, y por ende, la productividad…

Se dio cuenta de que lo que le estaba ocurriendo es que le faltaba organización, sufría de un gran número de interrupciones y distracciones y todo ello incidía en un nivel bajo de motivación ante el trabajo que tenía por delante.

Cuando leí lo anterior en el libro de Francesco “The pomodoro technique”, reconocí rápidamente los síntomas descritos en mi experiencia personal, y me atrevería a decir que en la mayor parte de los que se dedican a realizar tareas de índole intelectual (como el desarrollo de software).

Objetivos

La técnica pomodoro tiene como objetivo mejorar la productividad individual y la del equipo mediante el uso de un proceso y algunas herramientas simples.

Las metas más importantes son:

  • Aliviar la ansiedad ante los deadlines
  • Mejorar la concentración evitando las interrupciones
  • Aumentar la motivación y mantenerla constante
  • Ayudar en la estimación del tiempo a dedicar para el desarrollo de las tareas diarias

En qué consiste

El proceso subyacente a la técnica pomodoro consiste en 5 etapas sencillas:

Fase Cuándo Por qué
Fase 1. Planificación Al principio de la jornada de trabajo Para decidir las tareas a realizar
Fase 2. Seguimiento Durante la jornada de trabajo Para recoger los datos en bruto del esfuerzo realizado y otras métricas de interés
Fase 3. Compilación de datos Al final de la jornada de trabajo Para recopilar y guardar las observaciones de la jornada
Fase 4. Procesado Al final de la jornada de trabajo Para transformar los datos en bruto en información
Fase 5. Visualización Al final de la jornada de trabajo Para presentar la información en un formato que facilite la interpretación y ayude a encontrar vías de mejora

Materiales

Aquí tenemos dos vertientes, la de baja tecnología, que es la que recomienda el “inventor” y la que se ayuda de la informática para reducir el esfuerzo del trabajo con datos en algunas de las fases.

Versión de baja tecnología

Necesitaremos:

  • Un “pomodoro”: Se trata de cualquier reloj de cocina, de los que se han utilizado toda la vida para controlar el tiempo que deben estar los alimentos en el “puchero”. La cuestión es que el reloj de cocina que usó Francesco en el momento de empezar a trabajar el método tenía forma de tomate; Pomodoro significa tomate en italiano, y de ahí surge el nombre de la técnica.

Reloj de cocina con forma de tomate (pomodoro)

  • Una hoja de papel en la que anotar las tareas por hacer, que se rellenará al inicio de la jornada (Fase 1) con lo siguiente:
    • Cabecera con el lugar, la fecha y el nombre del individuo
    • Una lista de tareas a realizar durante la jornada, en orden de prioridad
    • Una sección etiquetada como Tareas NO PLANIFICADAS y URGENTES, donde anotar los imprevistos surgidos durante la jornada. Estas tareas podrían modificar el plan previsto para la jornada
  • Un inventario de tareas, que consiste en:
    • Una cabecera con el nombre del autor
    • Una serie de líneas donde se anotan las tareas a realizar para concluir un determinado proyecto, trabajo, etc…

Como he mencionado, esta es la versión que recomienda el autor, ya que la mente humana interioriza las acciones de iniciar el reloj de cocina y sirve como puntero psicológico para recordarnos que debemos trabajar en una cosa concreta durante un determinado tiempo.

Versión tecnológica

Todo lo anterior se puede simular o mecanizar mediante software, de modo que podemos encontrar unas cuantas aplicaciones, unas más simples, otras más complejas, unas gratis, otras no tanto, que nos pueden ayudar en el desarrollo de esta técnica:

La más completa que he podido encontrar hasta la fecha, es esta: http://www.pomodoroapp.com, que nos automatiza las Fases 3, 4 y 5, y simula el reloj de cocina completamente. Es una aplicación gratuita en sus funciones básicas, pero que ofrece por poco dinero una versión Premium con más funcionalidades que pueden resultar útiles. Existe versión para Windows, para Mac e incluso para Ubuntu, aunque en fase experimental.

Hay más aplicaciones, incluso para dispositivos móviles, por lo que dejamos al lector para que les eche un vistazo por su cuenta:

Esta se puede usar desde la web, aunque también tiene aplicación instalable, con versiones para Mac y Windows: http://www.focusboosterapp.com/

También hay unas cuantas aplicaciones (algunas gratuitas y otras de pago) para dispositivos móviles que ejecuten android:

https://play.google.com/store/search?q=pomodoro&c=apps

Por supuesto, también las hay para iPhone:

http://itunes.apple.com/us/app/pomodoro-timer/id325610693?mt=8

¿Cómo implementar la técnica pomodoro?

La lista del inventario de tareas se irá llenando conforme las tareas a realizar en un proyecto, trabajo, etc… vayan surgiendo, estimando su coste en “pomodoros”, medida de tiempo de la que veremos su definición un poco más adelante.

Partiendo de la lista de tareas del inventario, en la fase de planificación diaria, seleccionamos las tareas a realizar hoy y las anotamos en la lista de tareas a realizar por orden de prioridad. (Fase 1)

Inicio del trabajo (Fase 2)

  • Elegimos de la lista de tareas a realizar en el día la más prioritaria
  • Ponemos el reloj a 25 minutos. A este intervalo de tiempo le llamaremos un “pomodoro”, el cual tomaremos como medida de tiempo para estimaciones.
  • Trabajamos en el desarrollo de la tarea hasta que el reloj suene
  • Marcar la tarea en la lista de tareas a realizar con una x (Esto lo hacen automáticamente algunas aplicaciones)
  • Tomar un descanso corto (entre 3 y 5 minutos)

Repetir el proceso desde el segundo punto hasta que la tarea se haya terminado, y en ese momento tachar la tarea en la lista de tareas a realizar en la jornada (también puede que lo hagan algunas aplicaciones automáticamente).

Cada cuatro “pomodoros” tomar un descanso más largo (15 – 20 minutos)

Reglas del juego y truquillos:

  • Un “pomodoro” es indivisible
  • Si una tarea se estima en más de 5-7 “pomodoros”, hay que subdividirla
  • Una vez que un “pomodoro” comienza, debe terminar.
  • El próximo “pomodoro” saldrá mejor.
  • La técnica pomodoro no debe usarse en tareas que realices en tu tiempo libre. ¡Disfruta de tu tiempo libre!

Interrupciones

Las interrupciones suponen un problema que hay que tratar y registrar, y se contemplan de 2 tipos:

Internas: Provocadas por nosotros mismos. Un despiste, la aparición de una nueva tarea imprevista, necesidad de levantarte a tomar algo, buscar algo en internet…

Marcaremos estas interrupciones con claridad, generalmente mediante un apóstrofe en la lista de tareas por hacer en la jornada, junto a la marca del “pomodoro” actual.

En estos casos, actuaremos del siguiente modo:

  • Si se trata de una nueva actividad:
    • Se anota en la lista de tareas por hacer en la jornada, en caso de que no se pueda posponer, en la sección de tareas NO PLANIFICADAS y URGENTES
    • Se anota en el inventario de tareas si la ésta se puede posponer a otras jornadas, marcándola como tarea NO PLANIFICADA, y estableciendo su fecha de entrega si se conoce.
    • Intensificar la determinación para concluir el “pomodoro” en el que nos encontramos

Externas: Cuando se trabaja en equipo, hay que lidiar con interrupciones que no dependen de nosotros, preguntas de colegas de trabajo, llegadas de correos electrónicos prioritarios, llamadas telefónicas, etc…

También marcaremos estas interrupciones con claridad, señalándolas con un guión en la lista de tareas por hacer en la jornada, junto a la marca del “pomodoro” actual.

Después aplicaremos unas de las reglas expuestas anteriormente para las interrupciones internas.

Fases 3, 4 y 5

Estas fases dependen de la forma en que cada uno (o la compañía para la que trabaja) necesite procesar los datos recogidos durante la fase 2, y de cómo se interpreten dichos datos. Pueden servir para facturar a cliente, o para ayudar en futuras estimaciones de trabajo, o simplemente, para mejorar día a día en el terreno personal para el desempeño de una actividad profesional o de otra índole.

Maridaje con metodologías ágiles

Es casi obvio, pero esta técnica tiene grandes puntos en común con algunas metodologías ágiles, como scrum, que la hacen fácilmente adaptable a nuestro esquema de trabajo:

  • La lista del inventario de actividades, puede tener su fuente en el sprint backlog
  • La lista de tareas por hacer y el trabajo de la Fase 1, se puede hacer con motivo de la daily scrum meeting, cuando hablamos del trabajo que vamos a poder realizar en la jornada actual.

A cada uno se le pueden ocurrir más puntos en común y mejoras, como casi todas, esta técnica esta abierta a personalizaciones y adaptaciones propias.

Enlaces de interés y bibliográficos

http://www.pomodorotechnique.com/

http://es.wikipedia.org/wiki/Técnica_Pomodoro

http://www.pomodoroworld.com/

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